Regelwerk für Urban Circle

Folgendes Regelwerk ist keine finale Version. Das Organisationskomitee behält sich das Recht vor, dies zu optimieren und anzupassen. Im Abschnitt “Mitgliedschaft” ist erklärt, was Mitglieder tun können, sollten sie Einwände gegen eine Entscheidung oder eine Änderung des Regelwerks haben. Die Mitglieder werden über jede Entscheidung oder Regelwerkänderung des Organisationskomitees durch diese zeitnahe informiert.

 

In diesem Dokument wird Urban Circle der Einfachheit halber folglich als „UC“ und das Organisationskomitee als „OK“ betitelt. Zudem werden angehende Mitglieder allgemein „Prospects“ genannt.

Inhaltsverzeichnis

Aufnahme von Mitgliedern 2

Entscheidung durch das OK 2

Fakten und Tätigkeiten für Angehende Mitglieder 2

Probezeit 2

Beitrittszu/ -absage 2

Einspruch bei negativem Entscheid 3

Mitgliedschaft 3

Struktur 3

Allgemeines 3

Ausschluss und Austritt von Mitgliedern 4

Verhalten 4

Struktur und Ämter 5

Enthebung eines Amtes 5

Ämter 5

Kommunikation 8

Interne Kommunikation 8

Kommunikation (Extern) 8

Ankündigungen (Extern) 9

Urheber-/ Nutzungsrechte 9

Ausrüstung und Artikel 10

Weitergabe 10

Kaufbelege und Garantiescheine 10

Werbemittel 11

Beschaffung des Werbematerials 11

Nachbestellung 12

Folgende Punkte werden noch erweitert 12

UC-Projekte 13

Datenverwaltung 13

Daten- und Archivverwaltung 13

Serverkonfiguration/ -administration 14

Datensharing 14

Datenschutz 14

Haftung 14

 

Aufnahme von Mitgliedern

Entscheidung durch das OK

  • Über eine definitive Aufnahme eines Prospects in die Gemeinschaft UC wird durch eine Abstimmung in einer der regelmäßigen Sitzungen des OKs entschieden, sobald die Probezeit des jeweiligen Prospects abgelaufen ist. Alle an dieser Sitzung anwesenden Mitglieder des OKs müssen ihre Stimme für oder gegen obengenannte Aufnahme abgeben und dürfen sich dessen nicht enthalten. Für eine solche Aufnahme sind mindestens drei Stimmen nötig. Sofern eine Aufnahme des Prospects entschieden wurde, wird jene Person unverzüglich in den Status eines Mitglieds erhoben.
  • Wird die Aufnahme eines Prospects abgelehnt, besteht für sie oder ihn die Möglichkeit, sich erneut anzumelden. Die Gründe der Ablehnung müssen bewiesen oder widerlegt werden können. Dieser Nachweis muss dem OK von UC vorgelegt werden, welche an der nächstmöglichen Sitzung über eine erneute Probezeit entscheidet.

 

Fakten und Tätigkeiten für Angehende Mitglieder

Als Mitglied aufgenommen werden nur jene, welche in der Kultur mindestens einer der folgenden Tätigkeiten aktiv nachgehen:

  • Musikproduktion: Mixing und Mastering
  • Musikproduktion: Beats Instrumentals
  • Rap/ Gesang
  • Breakdance (B-Boys/ Fly-Girls)
  • Beatboxing
  • DJ-ing und Cuts
  • Gestaltung und Design/ Videoproduktion
  • Eventplanung/ -management
  • Verwaltung der Webspace von Urban Circle (nur eine Stelle zu vergeben)

Probezeit

Die Probezeit für Prospects beträgt vier Monate, kann aber in ausserordentlichen Fällen verlängert werden. Verlängerungen können vom OK sowie von einem Prospect angefordert werden. In beiden Fällen bedingt dies eine schiftliche Begründung. Das OK muss die Verlängerung schliesslich bewilligen.
Auf Wunsch kann die Probezeit frühzeitig beendet werden, was einen Nichtbeitrtitt zum UC zur Folge hat.
Jeder Prospect hat während seiner Probezeit in seinem jeweiligen Tätigkeitsfeld aktiv zu sein und gewisse Leistungen und/ oder Fortschritte vorführen zu können. 

Beitrittszu/ -absage

Die ordentliche Beitrittszu- oder absage des Prospects findet am Ende dessen Probezeit statt.
Mit der Beitrtittszusage zum „Urban Circle“ des Prospecterklärt dieses sich automatisch einverstanden, das Regelwerk von UC gelesen und verstanden zu haben sowie sich stets daran zu halten.

Einspruch bei negativem Entscheid

Der Prospect hat bei negativem Ergebnis über dessen Beitritt zu UC die Möglichkeit, Einspruch zu erheben und eine Stellungnahme diesbezüglich abzugeben

Mitgliedschaft

Struktur

  • Siehe Dokument “Struktur”
  • Ein Mitglied kann sich in zwei verschiedenen Ebenen der Struktur von UC eingliedern: Künstler-/ Dienstleisterebene
  • Jedes Mitglied ist verpflichtet ein Benutzerkonto auf der Internetseite und im Forum von UC zu errichten und regelmäßig zu pflegen.
  • Jedes Mitglied hat längere Absenzen (Dauer wird noch definiert) dem OK mit zu teilen.

Allgemeines

  • Grundlegend sind alle UC-Mitglieder weiterhin autonom und behalten jegliche Urheber- und Nutzungsrechte ihrer Werke (eigene und erworbene Produktion). Alle UC-Mitglieder sind nicht verpflichtet, jedoch dazu angehalten, die Nutzungsrechte ihrer Werke für weitere Projekte von UC oder deren Mitgliedern zu teilen, sofern ein praktischer Nutzen gegeben ist. Seien dies beispielsweise Rechte von Vocalspuren für Cuts, das Abspielen der Werke an Konzerten oder Ähnliches.
    (Siehe Abschnitt „Urheber-/ Nutzungsrechte“)
  • Allen Mitgliedern wird nahegelegt, Werbung von anderen Mitgliedern oder UC an sich über Social Media Kanäle und allgemeine Kommunikation, die dem jeweiligen Mitglied zur Verfügung stehen, zu teilen. Ziel ist es, dass alle Mitglieder eine zentralisierte Gemeinschaft und durch eine gemeinsam erhöhte Reichweite unter anderem Zuhörer und Zuschauer erreichen.
  • Nach besten Möglichkeiten soll jedes Mitglied an gemeinsamen Projekten teilnehmen und falls erwünscht sich an Produktionen, Organisationen und anderen Arbeiten beteiligen.
  • Jedes Mitglied hat ein Anrecht auf eine schnelle Entscheidung durch das OK, welche in der nächstmöglichen Sitzung geschehen muss.
  • An Entscheidungen, das Regelwerk und allfällige Änderungen dessen hat sich jedes Mitglied zu halten.
  • Mitglieder haben stets die Möglichkeit, Entscheidungen des OKs im internen UC-Forum einzusehen und innerhalb von dreissig Tagen (vor Veröffentlichung der Entscheidung im externen Forum) einen Einspruch zu erheben. Dies geschieht ebenfalls im Forum unter entsprechendem Thread. Dieser Einspruch muss ausführlich begründet und nach Möglichkeit mit einer Alternativlösung vorgetragen werden. Daraufhin ist das OK verpflichtet, die betroffene Entscheidung ein weiteres Mal zu debattieren und gegebenenfalls zu ändern.

Ausschluss und Austritt von Mitgliedern

 

    • Jedes Mitglied darf UC jederzeit auf eigenen Wunsch verlassen, muss dies allerdings mit einer Begründung und einem Austrittszeitpunkt ankündigen. Das OK ist verpflichtet, dies schriftlich und an der nächstgelegenen Sitzung anzukündigen.
      Bei Austritt eines Mitglieds des OKs hat dieses alle Arbeiten und Besitztümer, die unter „Urban Circle“ angeschafft und/ oder produziert wurden, oder die sich in Produktion befinden, innerhalb einer Frist von zwei Wochen an ein bestehendes Mitglied des OKs abzugeben.
    • Jedes Mitglied von UC, das gegen die Verhaltensregeln von UC verstösst, (siehe Abschnitt „Verhalten“), kann durch das OK von UC ausgeschlossen werden. Dieser Ausschluss muss das OK schriftlich und mit Begründung über die ihr zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle dem auszuschliessenden Mitglied bekanntgeben.
    • Der Ausschluss eines Mitglieds erfolgt durch eine Abstimmung des OKs, die eine Stimmenmehrheit erfordert. Diese Abstimmung findet an der nächstmöglichen Sitzung statt. Direkt nach Absprache wird das Mitglied über den Ausschluss informiert und ausgeschlossen. Jeder Auschluss wird ebenfalls im Forum von UC veröffentlicht sowie auch intern bekanntgegeben. Bei Ausschluss eines Mitglieds gilt es ebenfalls, alle Arbeiten und Besitztümer, die unter UC angeschafft und/ oder produziert wurden, oder die sich in Produktion befinden, innerhalb einer Frist von zwei Wochen an ein Mitglied des OKs abzugeben.

  • Bei einem Austritt und/ oder Ausschluss eines Mitglieds des OKs muss dieses durch ein neues ersetzt werden, um den demokratischen Handlungsspielraum weiterhin gewährleisten zu können. Dies wird von den übrigen Mitgliedern des OKs neu bestimmt. Das ausgetretene Mitglied darf Teil von UC als Vereinsmitglied bleiben. Bei einem Ausschluss durch das OK hat es jedoch auch den UC-Verein zu verlassen. 

 

 

Verhalten

Folgende Punkte sind strengstens untersagt und werden durch das OK geahndet:

  • Verstösse gegen das UC-Regelwerk
  • mangelnder Anstand und Respekt
  • Verstösse gegen Regeln von Veranstaltungen
  • Diskriminierung aller Art/ Mobbing/ Trolling
  • Urheberrechtsverstösse
  • Rassismus
  • Gesetzesverstösse (nach geltendem Recht in der Schweiz)
  • Sachbeschädigung
  • Weitergabe von internen Informationen von UC sowie die der Partner von UC
  • Verstösse gegen die Regeln für Foren und Internetseiten von UC und dessen Partnern
  • Belästigung jeglicher Art
  • Jegliche Angriffe auf Server aller Art
  • Diebstahl jeglicher Art

 

Weitere Informationen sind unter dem Punkt „Haftung“ beschrieben.

Struktur und Ämter

Jede Amtsträgerin/ jeder Amtsträger der unten aufgeführten Ämter von UC muss mindestens vierzehn Tage vor seiner Amtsniederlegung diese in den offiziellen UC-Sitzungen bekannt geben. Zusätzlich müssen alle mit dem Amt verbundenen Informationen, Daten und Ausrüstungen für eine Übergabe an die nächste Amtsträgerin/ den nächsten Amtsträger vorbereitet werden. 

Enthebung eines Amtes

Sollte eine Amtsträgerin/ ein Amtsträger dessen Amtes enthoben werden, geschieht dies an der nächstmöglichen UC-Sitzung durch das OK. Eine Amtsenthebung muss allerdings mit einer Begründung, die dem UC-Regelwerk entspricht, erfolgen und kann nicht willkürlich beschlossen werden. Jene Amtsträgerin/ jener Amtsträger wird dann umgehend durch das OK über die Entscheidung informiert und kann diese per Einspruch anfechten (innerhalb von sieben Tagen). Der Einspruch muss an der nächsten UC Sitzung vom OK behandelt werden. Sollte das Ergebnis ein weiteres Mal die Amtsenthebung beschliessen, wird diese wirksam und die ehemalige Amtsträgerin/ der ehemalige Amtsträger hat alle Informationen, Daten und Ausrüstungen dem OK in tadellosem Zustand zu übergeben. 

Danach nominiert das OK eine neue Person, welche innerhalb von sieben Tagen das Amt anzunehmen, beziehungsweise abzulehnen hat. Nach einer Annahme wird der neuen Amtsträgerin/ dem neuen Amtsträger vom OK alle wichtigen und mit dem Amt verbundenen Informationen, Daten, Ausrüstungen und Zugriffsrechte erteilt. Dies geschieht an der nächsten offiziellen Sitzung, womit das Amt wieder in Kraft tritt.

Ämter

Organisations-

komitee Leitet und organisiert UC und ist verpflichtet, demokratische Entscheidungen zu fällen, die UC als Ganzes oder als rechtliche/ juristische Partei betreffen.
Das OK ist verpflichtet, gemeinsam, mit der maximal möglichen Anzahl (mindestens drei Mitglieder), regelmäßige Sitzungen abzuhalten und diese zu dokumentieren.
Mitglieder des OKs sind verpflichtet, sich an Abmachungen, Termine und abgesprochene Abklärungen zeitgemäß zu halten.
Sie sind dazu angehalten, mit bestem Wissen und Gewissen sowie den Möglichkeiten entsprechend an allen Projekten von UC teilzunehmen.
Zudem sind sie verpflichtet, jährliche Generalversammlungen zu organisieren, an denen sie den Mitgliedern jegliche Fortschritte und Pläne mitteilen und sich die Ideen und/ oder Anliegen der Mitglieder anhören und/ oder lesen. Ebenfalls ist es für Mitglieder des OKs Pflicht, Entscheidungen, welche sie für und im Namen von UC treffen, mit bestem Wissen und Gewissen zu fällen. Interne Informationen sind unter Verschluss zu halten und nur mit Einwilligung der Mehrheit aller Mitglieder des OKs zu veröffentlichen, beziehungsweise weiter zu geben.
Des weiteren sind sie verpflichtet, sich an Entscheidungen des OKs und der Projektleitung im Rahmen von UC-Projekten und UC an sich zu halten.

 

Mitglieder Sind angehalten an Produktionen von Kunst teilzunehmen, die von UC durchgeführt werden. Dazu bieten sie Dienstleistungen ihres jeweiligen Tätigkeitsbereiches sowohl anderen UC-Mitgliedern, beziehungsweise UC selbst oder Partnern an. Zudem organisieren sie Events, die von UC durchgeführt werden.
Mitglieder sind verpflichtet sich an Abmachungen, Termine und abgesprochene Abklärungen zeitgemäss zu halten.
Des weiteren sind Sie dazu verpflichtet, sich an Entscheidungen des OKs und der Projektleitung im Rahmen von UC-Projekten und UC an sich zu halten.

 

Kassenwartung Kontrolliert die Einnahmen und Auslagen des Vereins, führt zudem das Kassabuch und ist zuständig für das Vereinskonto. Zudem ist sie/ er verpflichtet, diese an der jährlichen Generalversammlung allen Mitgliedern und dem OK offenzulegen. Dieses Amt kann nur von Mitgliedern des OKs ausgeführt werden. Eine Stellvertretung kann allerdings auch ein UC-Mitglied ausüben.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Soziale Medien 

Beauftragte/r Veröffentlichungen, Projekte und Live-Auftritte müssen vom OK und den jeweiligen Mitwirkenden abgesegnet werden. Beiträge betreffend den vorher genannten Bereichen dürfen frei als Repost verwendet werden, sobald diese bei UC als Post veröffentlicht wurden. Alle Postings, welche gegen das Gesetz oder das Regelwerk verstossen, oder der Reputation von UC schaden, sind nicht zulässig und werden nicht freigegeben. Das OK von UC löscht oder bearbeitet alle Posts, welche nicht diesen Bedingungen entsprechen. Die Hauptaufgabe ist das Überwachen und Aktualisieren des UC-Auftrittes auf Social Media Plattformen und beantworten von offenen Fragen auf den jeweiligen Profilen (wie zum Beispiel Facebook und Instagram). Das Amt muss von einem jeweiligen Mitglied des OKs und dessen Stellvertretung ausgeführt werden. Das Login soll für alle Mitglieder des OKs zugänglich sein, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und seine neusten eigenen Werke zu fördern. Dieses Login kann entzogen werden, wenn sich das Mitglied nicht an das Regelwerk oder an das Gesetz hält. 

 

Kontaktperson Die Hauptaufgabe dieses Amtes ist das Beantworten von offenen Fragen oder Reklamationen über UC. Dieses Amt kann nur von Mitgliedern des OKs ausgeführt werden. Sobald die E-Mail, welche über das Kontaktformular der UC-Internetseite im E-Mailaccount gelesen wurde, muss sie beantwortet werden, auch wenn dadurch die Frage oder Reklamation noch nicht gelöst ist. Es dürfen keine Daten weitergegeben werden. Im Allgemeinen sollte jede Antwort oder Lösung für die betreffenden Personen zeitnah erfolgen. 

 

Sitzungsleitung Die Aufgabe dieses Amtes besteht darin, die regelmässigen UC-Sitzungen zu leiten und zu datieren. Dieses Amt kann nur von Mitgliedern des OKs oder deren Stellvertretung ausgeführt werden. Die Sitzungsleitung hat zeitnahe (mindestens fünf Tage im voraus) die Folgetermine der jeweiligen Sitzungen zu organisieren und dafür Sorge zu tragen, dass das gesamte OK diese wahrnehmen kann. Zudem hat sie dafür zu sorgen, dass gegebenenfalls verschobene oder ausfallende Sitzungen neu organisiert und alle Mitglieder des OKs davon in Kenntnis gesetzt werden.

 

Webmanagement Dieses Amt kann nur von Mitgliedern des OKs oder deren Stellvertretung – welche auch kurzfristig von der Amtsträgerin/ vom Amtsträger ernannt werden kann – ausgeführt werden. Die Aufgabe dieses Amtes ist das Realisieren, Aktualisieren und auf dem neuesten Stand Halten des Internetauftritts. Die Amtsträgerin/ der Amtsträger muss dafür sorgen, dass alle laufenden Kosten gedeckt werden. Selbst wenn dies finanziell nicht möglich sein sollte, muss sie/ er mit den restlichen Mitgliedern des OKs dafür sorgen und an einer alternativen Lösung arbeiten (insbesondere mit der Kassenwartin/ dem Kassenwart). An der jährlichen Generalversammlung von UC, hat die Amtsträgerin/ der Amtsträger die übrigen Mitglieder über mögliche Verbesserungen und Optimierungen des Internetauftritts und über eventuelle Statistiken über Klicks/ Besuche (wenn möglich) zu informieren. Die aufgebrachten Kosten sind bei einer Auflösung von UC auch gemeinsam zu tragen.

 

Verwaltung der 

Infrastruktur Die Amtsträgerin/ der Amtsträger verwaltet das gesamte Eigentum von UC. Darunter fallen beispielsweise Mietobjekte für gemeinsame Räume, oder Event- und Studioausrüstung. Dieses Amt kann nur von Mitgliedern des OKs ausgeführt werden. Es ist eine Liste über Ausgaben für Miet-, Event- und Studioausrüstung oder sonstige gemeinsame Eigentümer zu führen. Diese Liste muss für das gesamte OK und die Projektleitung einsehbar sein. Zudem müssen sie über anfallende Kosten informiert werden. Diese Kosten trägt das OK stets gemeinsam. Dies gilt auch bei einer Auflösung von UC. Die Materialliste soll sorgfältig mit Namen, Standort, Ab- und Rückgabedatum geführt werden. 

 

Traktanden-Leitung Die Traktandenlisten sind bei allen offiziellen „Urban-Circle“-Sitzungen zu führen. Die Traktanden-Leitung ist verpflichtet, an diesen Sitzungen die behandelten Themen einzutragen. Weiter sind die Voraussetzungen, Aufgaben und Ziele der nächsten Sitzung festzuhalten. Die Traktanden-Leitung hat zu Beginn jeder Sitzung die besprochenen Aufgaben, Ziele und Voraussetzungen der vergangenen Sitzung zu thematisieren. An Sitzungen besprochene Veränderungen und/ oder Informationen betreffend Projekten sind zeitnahe im Forum für Mitglieder und Prospect auffindbar zu publizieren. 

 

Projektleitung Grundsätzlich sind alle Projekte autonome Umsetzungen und gelten erst als offizielles UC-Projekt, wenn dies vom OK abgesegnet wurde. Offizielle UC-Projekte können von Jeder/ Jedem (Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder/ Prospect) gestartet, geleitet und koordiniert werden.
Die Projektleitung ist verpflichtet, bei einem Projektvorschlag jeweiliges zu leiten oder eine weitere Leiterin/ einen weiteren Leiter zu bestimmen.
Ein Projektvorschlag sollte durch ein offizielles Dokument eingereicht werden. Dies enthält eine Projektbeschreibung und Informationen über Zeitraum, Mitwirkende, Aufwand und eine konkrete Arbeitsplanung. Ob das jeweilige Projekt veröffentlicht, oder für interne Zwecke verwendet wird, muss ebenfalls darin festgehalten werden. Zudem muss im Vorfeld abgeklärt und im Dokument festgehalten werden, ob und welche Kosten anfallen sowie auch wer diese übernehmen wird. Dieses Dokument wird nach Einreichung (an das OK) in der nächsten offiziellen Sitzung geprüft und abgesegnet oder abgelehnt.

Wurde ein Projektvorschlag angenommen, veröffentlicht das OK diesen intern. Somit ist er allen Mitgliedern und Prospect zugänglich. Nach Fertigstellung eines offiziellen UC-Projekts, wird dieses ebenfalls intern veröffentlicht (finale Version). Sofern innerhalb der folgenden sieben Tage nach dem Post kein Einspruch eines Mitglieds des OKs, allgemeinen Mitglieds, oder Prospect erhoben wurde, wird dieses Projekt auch extern veröffentlicht. Die Projektleitung soll Mitglieder über laufende Projekte auf dem Laufenden halten.

Verwaltung des

Werbematerials Diese Amtsträgerin/ dieser Amtsträger kümmert sich, wenn nicht anderweitig bestimmt, um die Beschaffung und Produktion, sowie um die gesamte Korrespondenz und Entgegennahme* des Werbematerials. Die Bezahlung wird von der Kassenwartung übernommen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Zusätzlich verwaltet sie/ er die Ware, ist für den Verkauf zuständig und führt parallel dazu eine Liste „Überlager“.

*dies beinhaltet ebenfalls eine korrekte Warenkontrolle (Zustand, Vollständigkeit).

Dieser gesamte Prozess muss jeweils auch bei der Kassenwartung deponiert werden.

Am Ende ist diese Person auch dafür zuständig, Fotografien und ähnliches für die sozialen Medien von UC zu erstellen und der/dem Soziale Medien Beauftragten weiter zu geben.

Kommunikation           

Die folgenden Bestimmungen zur Kommunikation betreffen nur UC-Projekte, die UC-Internetseite und das UC-Forum.

Zudem ist es erwünscht, andere UC-Mitglieder bezüglich deren autonomen Projekten und deren kommunikativen Auftritten zu respektieren.                                                                                                                 

Interne Kommunikation

  • An Sitzungen sowie auch an Generalversammlungen besprochene Themen und Projekte dürfen erst nach Freigabe des OKs und der jeweiligen Projektleitung den Mitgliedern kommuniziert werden.
  • Infos über Projekte dürfen intern mitgeteilt und/ oder ausgetauscht werden, müssen aber nicht.
  • Personalien von Mitgliedern des OKs, allgemeinen Mitgliedern, Prospect und Partnern dürfen ohne deren Einverständnis keiner anderen internen Person weitergegeben werden.
  • Informationen aus dem internen Bereich der UC-Internetseite oder dem UC-Forum sind als vertraulich zu behandeln und nicht an Drittpersonen weiter zu geben.
  • Die Standorte von Immobilien, Ausrüstung, oder Standorte, an denen Produktionen diverser Art durchgeführt werden, sind nur an Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder, Prospect und Partner weiter zu geben. Dies jedoch auch nur sofern ein praktischer Nutzen für UC oder dessen Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder, Prospect und Partner besteht.

Kommunikation (Extern)

  • Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder und Prospect dürfen keine Äusserungen, Kommentare, Kunstwerke, Posts im Internet, Reposts oder Handlungen tätigen, die der Reputation von UC an sich oder dessen Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder, Prospect oder Partnern schaden.
  • Auf den Webseiten und dem Forum von UC laufen alle Veröffentlichungen über die jeweiligen Administratorinnen/ Administratoren und werden von diesen auf Qualität, Rechtschreibung und Inhalte geprüft. Bei Bedarf behalten sie sich das Recht vor, allfällige Anpassungen vorzunehmen, die der Präsentation und den technischen Voraussetzungen entsprechen, beziehungsweise einen qualitativen Standard erfüllen.
  • Auf den Sozialen Medien von UC laufen alle Veröffentlichungen über die jeweiligen Webmanagementleiterinnen/ -leitern und deren Stellvertretung und werden von diesen auf Qualität, Rechtschreibung und deren Inhalte geprüft. Bei Bedarf behalten sie sich das Recht vor, allfällige Anpassungen vorzunehmen, die der Präsentation und den technischen Voraussetzungen entsprechen, beziehungsweise einen qualitativen Standard erfüllen und die korrekten Verlinkungen und Inhalte enthalten.
  • Während der Kommunikation diverser Art mit Drittpersonen haben sich alle Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder und Prospect an das UC-Regelwerk zu halten.
  • Alle Mitglieder des OKs, allgemeine Mitglieder und Prospect von UC sehen vor, keine politische/ kontroverse Themen mit UC in Verbindung zu setzen. Dies gilt auch für jegliche Kommentare, Reposts, Interviews und öffentliche Auftritte.
  • Personalien von Mitgliedern des OKs, allgemeinen Mitgliedern, Prospect und Partnern dürfen ohne deren Einverständnis nicht an Dritte weitergegeben werden.

 

Ankündigungen (Extern)

  • Alle Projekte und deren Ankündigungen müssen zuvor durch das OK und die jeweilige Projektleitung abgesegnet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass diverse Veröffentlichungsarten über die Administration der UC-Internetseite, beziehungsweise des UC-Forums oder der Webmanagement-Leitung sowie über die/ den Soziale Medien Beauftragte/n abzuwickeln sind.
  • Mitglieder sind berechtigt, andere Mitglieder oder das OK zu bitten, sie bei Veröffentlichungen und Ankündigungen sowie der Werbung zu unterstützen, beziehungsweise Unterstützung zu vermitteln. Somit können alle UC-Mitglieder den qualitativ höchstmöglichen Standard erbringen.

 

Urheber-/ Nutzungsrechte

  • Jedes Mitglied behält seine Urheber- und Nutzungsrechte und kann diese niemals an UC verlieren.  Dies gilt ebenfalls bei einem Ausschluss oder Austritt aus dem Verein.
  • Ebenso kann UC seine Urheber- und Nutzungsrechte für sämtliche laufende sowie abgeschlossene Projekte niemals verlieren.
  • Jedes Mitglied behält sich vor, zu entscheiden, ob, wann, wem, für welche Dauer und Werke/Projekte es Nutzungsrechte oder Verwertungsrechte erteilt. Um die Nutzungsrechte/ Verwertungsrechte an Werken/ Produkten eines anderen Mitglieds zu erhalten, muss dieses ausdrücklich gefragt werden. Ohne die ausdrückliche Erlaubnis dieses Mitglieds erhält man keinerlei Rechte.
  • Bei Projekten von UC muss die Projektleitung bei Beginn des Projektes festlegen, ob es für interne oder für öffentliche Zwecke verwendet wird. Wenn man sich entscheidet, an einem öffentlichen Projekt mitzuarbeiten, stimmt man unwiderruflich einer Veröffentlichung zu und dass die Nutzungsrechte mit allen UC-Mitgliedern geteilt werden. Die Urheberrechte bleiben bei allen Beteiligten dieses Projekts. Zudem stimmt jedes teilnehmende Mitglied bei einer Veröffentlichung des jeweiligen Projekts zu, die Verwertungsrechte intern oder an Mitwirkende weiter zu geben.
  • Die Vervielfältigung von UC-Projekten, beziehungsweise deren Endprodukt, sowie die Weitergabe von dessen Verwertungsrechten behält sich das OK vor.

 

Ausrüstung und Artikel

  • Für die Lagerung von Ausrüstung oder Artikel für Diverses, wie zum Beispiel Events, sorgen das OK und die Mitglieder, welche dies zur Verfügung stellen, noch selbst. Dies kann sich ändern, sobald ein gemeinsamer Raum zur Verfügung steht. Die Artikel oder das Equipment werden dennoch in einer Gesamtliste aufgeführt, sodass jedes Mitglied zugriff auf die jeweiligen Standorte und Verfügbarkeiten erhält.
  • In der Inventarliste muss festgehalten werden, ob ein Artikel oder eine Ausrüstung eigens oder durch UC finanziert wurde. Standort, Zeitraum der Benutzung, Anwender und Abgabe- sowie Rückgabezeitpunkt hält die Person fest, welche die Liste führt. Die Daten müssen durch die ausleihende Person an die listenführende Person übermittelt werden. Falls der Zustand sich geändert hat, muss dies zwingend der Besitzerin/ dem Besitzer gemeldet und in der Liste vermerkt werden. 
  • Wenn etwas aus der Inventarliste ausgeliehen wird, muss bei Schaden des Materials die Verusacherin/ der Verursacher oder dessen Versicherung für die Kosten, Reparaturen oder, falls nötig, den Ersatz aufkommen. Das ausgeliehene Material muss zurückgegeben werden. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine Diebstahlsanzeige erstattet werden. 
  • Die genauen Aufgaben der verantwortlichen Person für die Führung dieser Liste sind unter dem Abschnitt „Struktur und Ämter“ beschrieben („Verwaltung der Infrastruktur“).

Weitergabe

Die folgenden Bestimmungen gelten ausschliesslich für auf der Inventarliste aufgeführte Materialien/ Geräte.

  • Die  von Ausrüstung und Artikeln an Dritte ist möglich, sofern die Eigentümerin/ der Eigentümer der Sache sein Einverständnis gibt. Dabei darf jene/ jener eigenständig entscheiden, ob ein Pfand für den Verleih hinterlegt werden muss. Dieser Entscheid sollte jedoch bereits bei der Anfrage für einen Verleih gefällt werden.
  • Die Weitergabe von Softwares ist nicht gestattet.
  • UC-eigenes Material dürfen UC-Mitglieder im Grunde frei nutzen.
    Sollten dabei mehrere Fälle von fehlender Sorghaltung vorkommen, entscheidet das OK über eine angemessene Massnahme.
  • Über den Verleih von Material, welches nicht im Besitz von UC ist, entscheidet die/ der jeweilige Besitzerin/ Besitzer.
  • Die/ der aktuelle Ausleiher/in trägt während der gesamten Dauer des Verleihs für die Sorgfalt über die Sache die komplette Verantwortung.

Kaufbelege und Garantiescheine

Folgende Punkte gelten für alle Ausrüstungen und Artikel, welche UC gehören, oder durch ein Mitglied bei UC zur Verfügung gestellt werden. 

  • Grundsätzlich werden Kaufbelege und Garantiescheine bei UC abgelegt.
  • Sollte eine Eigentümerin/ ein Eigentümer oder die/ der Lizenzberechtigte einer Sache darauf bestehen, ein solches Dokument/ einen solchen Beleg bei sich zu behalten, ist diese/r verpflichtet, zu diesen Sorge zu tragen. Ausserdem liegt es in der Verantwortung dieser Person, allfällige Reparaturen oder ähnliches vorzunehmen oder dessen Termine wahrzunehmen.

 

Werbemittel

Der Zweck von Werbemitteln für UC besteht darin, bestimmte Teile der laufenden Kosten zu decken und somit den Verein zu erhalten. Er besteht nicht darin, Gewinn oder Profit zu erzielen.

Es darf jederzeit und von jedem Mitglied/ Prospect  ein Vorschlag für neue Werbemittel an das OK eingereicht werden. Dieses muss jeden Vorschlag schlussendlich annehmen oder ablehnen.

In so einem Vorschlag muss folgendes jeweils ersichtlich sein:

  • genaue Beschreibung und Nutzen
  • Beschaffung und Menge
  • Finanzierung
  • bestimmt zum Verschenken oder Weiterverkaufen (dazu allfällige Preisbestimmungen)

 

Beschaffung des Werbematerials

Nach der Genehmigung dieses Vorschlags durch das OK geht dieser an die/ den Amtsträger/in “Verwaltung des Werbematerials”.  Jene Person stellt einen Bestellplan mit allen erhaltenen Offerten (im Minimum zwei Stück), sowie die gesamten Dateien und Vorschläge, welche an den schlussendlich gewählten Produzenten gesendet werden. Auch dieser Bestellplan und die endgültige Entscheidung des Produzenten und Planes wird durch das OK abgesegnet. Wichtig dabei ist: Das OK bespricht den finalen Entscheid in der nächstmöglichen Sitzung. Eine Ausnahme dessen darf durch das OK in gewissen Situationen bestimmt werden (wie zum Beispiel dringendes Werbematerial für einen baldigen Auftritt). 

Im nächsten Arbeitsschritt tätigt der/die Amtsträger/in die vom OK abgesegnete Bestellung. Sollten während dieses Prozesses noch zusätzliche Verbesserungsideen oder ähnliches aufkommen und diese nicht den aktuellen Prozess stören, dürfen diese Änderungsvorschläge beim OK eingereicht werden. Auch dies wird wiederum vom OK bei der nächsten Sitzung oder je nach Dringlichkeit davor abgesegnet.

Während der Zeit zwischen der Bestellung und der Lieferung des Werbematerials ist der/ die Amtsträger/in für die gesamte Übersicht und Korrespondenz mit Produzenten und Lieferanten zuständig. Jegliche Planänderungen oder wichtige Informationen müssen dem OK jeweils mitgeteilt werden.

Schlussendlich gehört auch die Entgegennahme und Qualitätskontrolle zum Amt der Verwaltung des Werbematerials. Dies gilt, sofern dies möglich ist, für den Zeitpunkt der Lieferung. Somit umgehen wir allfällige Komplikationen betreffend des Meldeverzugs beim Lieferanten oder Produzenten.

Sollte die bestellte Ware beschädigt, falsch hergestellt oder sonst nicht entsprechend der Bestellung sein, muss dies dem Produzenten oder Lieferanten gemeldet werden. Zusätzlich müssen die zugehörigen Aufgaben erledigt werden, wie beispielsweise die Rücksendung beschädigter Ware oder Nachbestellung fehlender Ware.

Ist bei der Lieferung alles in Ordnung und entspricht es den Abmachungen sowie der Bestellung, muss die Ware in ein vom OK bestimmten Lager transportieren oder transportieren lassen. Danach muss die Liste “Überlager” entsprechend ergänzt und geführt werden.

Im letzten Schritt geht es an die Bezahlung der bestellten Ware. Die/ der Verwalter/in des Werbematerials leitet somit innerhalb von fünf Kalendertagen die Rechnung an die/ den Amtsträger der Kassenwartung weiter. Diese/r hat diese Rechnung unverzüglich (auch im weitesten Zeitraum von fünf Kalendertagen) zu bezahlen und entsprechend im Kassabuch einzutragen. All dies muss zur Kenntnis wiederum an das OK weitergeleitet werden.

Nachbestellung

Sollte eine grosse Nachfrage für ein bestimmtes Werbemittel bestehen, kann ein Vorschlag für die Nachbestellung beim OK eingereicht werden. Dieser wird, gleich wie beim Entscheid der Bestellung, an der nächsten Sitzung oder je nach Dringlichkeit davor besprochen und abgesegnet.

Wichtig ist: Dabei muss es sich um die gleiche Bestellung handeln und darf sich in keinem Detail von der Erstbestellung unterscheiden. Sollten hier noch Änderungsvorschläge bestehen, dürfen diese im Nachbestellungsvorschlag bekannt gegeben werden. Je nach Situation entscheidet das OK, ob dafür ein neuer Werbemittelvorschlag getätigt werden muss.

Vertrieb der Werbemittel

Ein Onlineshop ist vorerst noch nicht geplant. Dies wird bei grosser Nachfrage in Erwägung gezogen und weiter in den Sitzungen des OKs besprochen und entschieden.

Aktuell ist einzig ein persönlicher Verkauf (wie zum Beispiel ein Werbestand an Konzerten oder ähnlichem) vorgesehen.

Folgende Punkte werden noch erweitert

  • Versicherung (Diebstahl, Brandschutz, Standort Versicherung und weiteres)

 

UC-Projekte

    • Ausgaben für UC-Projekte sind für Projektleiterinnen/ Projektleiter oder Mitwirkende freiwillig und selbstständig zu tragen. Jedoch können Mitwirkende an UC-Projekten keine Entlöhnung für die Mitarbeit verlangen, ausgenommen davon sind Mitglieder der Dienstleisterebene. 
    • Jeglicher Gesamterlös eines UC-Projektes gelangt in die gemeinsame Vereinskasse. Ausgenommen davon sind Gagen oder Spesen.

  • Grundsätzlich sind alle Projekte autonome Umsetzungen und gelten erst als offizielles UC-Projekt, wenn dies vom OK abgesegnet wurde. Offizielle UC-Projekte können von jedem Mitglied des OKs, allgemeinen Mitglied und/ oder Prospect gestartet, geleitet und koordiniert werden.

 

  • Ein Projektvorschlag sollte durch ein offizielles Dokument eingereicht werden (Details zum Dokument, sowie zum weiteren Vorgehen nach dessen Einreichung siehe Abschnitt „Struktur und Ämter“; „Projektleitung“). Auch ob das jeweilige Projekt veröffentlicht oder für interne Zwecke verwendet wird, (siehe Abschnitt „Veröffentlichung & Verwertungsrechte“) muss darin festgehalten werden.
  • Die Entscheidung, ob ein UC-Projekt genehmigt wird und veröffentlicht werden darf, trifft das OK mit bestem Wissen und Gewissen, sowie dem UC-Regelwerk entsprechend.
  • Projekte, welche zu Beginn noch autonom geplant waren, dürfen zu offiziellen UC-Projekten umgewandelt werden. Der Projektvorschlag dafür kann auch während oder nach der Produktionsphase, muss jedoch vor der Veröffentlichung erfolgen. Danach durchläuft das Projekt die übliche Qualitätsprüfung und Veröffentlichungsvorbereitung durch das OK.
  • Jedes bereits veröffentlichte, abgeschlossene oder sich in der Produktionsphase befindende UC-Projekt darf jederzeit in ein weiteres UC-Projekt eingebunden werden.
  • Es darf kein Mitglied von einem UC-Projekt ausgeschlossen werden. Sollte einem Mitglied, welches sich für ein solches Projekt bewirbt, keine passende Aufgabe zugewiesen werden können, hat die Projektleitung jenes Mitglied zu informieren.
    Das Mitglied hat dennoch das Recht, teilzunehmen. Sollte dieser Wunsch bestehen, weist die Projektleitung dem Mitglied eine unterstützende und/oder lehrreiche Aufgabe zu.

 

Datenverwaltung

Daten- und Archivverwaltung

Bis der eigene Server vorhanden ist, werden die Daten von Jeder/ Jedem selbst gesammelt, geordnet, abgelegt und gespeichert. Sobald der UC-Server vorhanden ist, werden alle Daten und Archivmaterialien von UC und deren Künstlern, falls erwünscht, (wie beispielsweise bei Themms Records, Nandotainment, Candy Clipz, UC-Projekte und die ganzen Soziale Medien Abhandlungen) darauf gespeichert. Die Archivierung und Verwaltung wird das Organisationskomitee übernehmen und darauf hinweisen, dass die Archivierung zeitgemäss gelöscht wird. Es ist auch darauf hinzuweisen, Ordnung in den Ordnern zu halten. 

Serverkonfiguration/ -administration

Die Serverkonfiguration unterliegt jeweils zweien der UC-Mitglieder, die durch das Organisationskomitee bestimmt werden.

Die Serveradministration unterliegt allen Mitgliedern des Organisationskomitees. 

Die Benutzerrechte kann jedes offizielle Mitglied nützen, wenn es dafür Verwendung hat. Der Speicher ist für die Mitglieder für autonome sowie auch für UC-Projekte zu nutzen. Es werden jedoch keine persönlichen Daten erlaubt. 

Das Organisationskomitee entscheidet durch eine Abstimmung, ob ein Server bei Dritten gemietet oder selbst betrieben wird.

Datensharing

Bis der eigene Server vorhanden ist, werden die Daten privat über die persönlichen Email-Konten verschickt. Daten von UC können auch über Google Drive zur Verfügung gestellt werden. Wissenswerte Daten, wie Konzertdaten oder Downloadlinks, findet man auf der UC-Webseite. Sobald der eigene Server existiert, kann dieser von allen Mitgliedern für den Austausch von Daten genutzt werden. 

Die Servernutzung hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab. 

Datenschutz

Bei der Daten- und Archivverwaltung liegen alle Urheber- und Nutzungsrechte beim Urheber selbst. Die Inhalte können aber mit anderen Benutzern geteilt werden. 

Die Verwalter und Nutzer des Servers sind dazu verpflichtet, sich an die geltenden Bundesgesetze über den Datenschutz (DSG) 235.1 in der Schweiz zu halten. 

Bei einem Austritt eines UC-Mitglieds hat dieses innerhalb einer Frist von dreissig Tagen seine Daten vom Server zu entfernen. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten nach Ablauf dieser Frist von UC gelöscht. Der Serverzugang ist danach gesperrt. Gemeinsame Daten von UC-Projekten bleiben erhalten. Die persönlichen Daten, welche in gemeinsame UC-Projekte eingebunden sind, können jederzeit eingefordert werden.

 

Haftung

Urban Circle übernimmt keine Haftung für allfällige Regelverstöße, Gesetzesverstöße (nach geltendem Schweizer Recht), Urheberrechtsverstöße, Diskriminierungen, Mobbing, Identitätsdiebstahl, Hacking, Trolling, Griefing und Sachbeschädigungen durch seine Mitglieder und Partner. Von oben erwähnten Handlungen / Zuwiderhandlung distanziert sich Urban Circle ausdrücklich.